Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

    Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

      2020 WORKERBEE

      Vraag 't Rina

      carrièreswitch

      Effectief vergaderen: hoe doe ik dat?

      vergaderen‘Op mijn werk wordt er minimaal één keer per week vergaderd. Ik merk dat ik steeds meer op ga zien tegen deze momenten, omdat onze vergaderingen vaak uitlopen op eindeloze discussies en geroddel achteraf. Ik kan mijn tijd wel beter besteden… Toch: het vergaderen moet iets bij kunnen dragen aan ons team en onze werkwijze, daar geloof ik wel in. Dus: hoe kunnen we effectiever vergaderen? Zonder dat we steeds hetzelfde riedeltje afdraaien?’

      Maak kennis met Edward de Bono (1933), psycholoog, arts en managementauteur. De Bono bedacht onder andere het concept van de zes denkhoeden. Dit concept zorgt ervoor dat mensen anders gaan denken en daardoor snel en constructief tot nieuwe ideeën komen. En laat dat nu vaak precies zijn wat we willen tijdens een vergadering.

      Denk je nou: ‘Dit artikel is niets voor mij, ik doe liever een dutje tijdens een vergadering’? Think again! Het concept van de zes denkhoeden is namelijk ook een uitermate geschikt middel om in te zetten wanneer je (alleen) voor een belangrijke keuze staat en je er niet uitkomt wat je moet doen. Het is dus ook een super simpele en praktische methode om in vergadering te gaan met… jezelf!

      Wat is ‘dé waarheid’?

      Aan de vergadertafel zijn de houding van jou en je collega’s én jullie karakters sterk bepalend voor de voortgang van de vergadering. Wanneer je merkt dat jullie niet zo constructief vergaderen, dan is de kans groot dat jullie met z’n allen doen waar wij mensen goed in zijn: discussiëren en beargumenteren in de hoop dat jullie op die manier dé waarheid bereiken. Op zich is er niets mis met deze vorm van denken. Denk maar aan hoe we te werk gaan in de rechtszaal: je hebt een conflict met iemand en die persoon daagt je voor de rechter. Ieder mag zijn kant van het verhaal geven, met argumenten probeer je elkaars verhaal af te zwakken en ‘de waarheid’ wordt uiteindelijk bereikt door de discussie. Ook in de politiek gaat het er niet anders aan toe. Daar zijn ze het allerbeste in de ander afzeiken en afzwakken en de discussie aangaan, met als doel: zijn of haar ‘waarheid’ bereiken.

      Minpuntje aan bovenstaande is wel: discussiëren en het benadrukken van fouten leidt vaak niet tot creatieve nieuwe ideeën. Maar dat had je zelf ook al opgemerkt; iedere vergadering wordt er hetzelfde riedeltje afgedraaid.

      De zes denkhoeden

      De zes denkhoeden van De Bono hebben ieder een kleur en staan voor een bepaalde denkstijl, een manier waarop een probleem of vraagstelling wordt belicht. De bedoeling van de zes denkhoeden is dat iedereen een andere denkhoed (en dus rol) krijgt tijdens de vergadering. Dit heeft twee voordelen: jullie vergaderpunt wordt van alle mogelijke kanten belicht (zodat je niet steeds in hetzelfde cirkeltje beland) en: de vooraf toebedeelde rollen maken het mogelijk om dingen te zeggen die anders nooit gezegd durven worden. Wanneer jij een bepaalde kleur hoed op hebt tijdens een vergadering moét je wel de bijbehorende vragen stellen. En iedereen weet: dat komt omdat jij deze hoed op hebt. Niks om over te roddelen dus achteraf. Snappie tot zover? Dan wordt het tijd voor de uitleg.

      Iedere denkhoed staat dus voor een kleur en er zijn 6 gekleurde hoeden:

      De rode hoed
      Gevoel en intuïtie. Je reageert emotioneel. Welke gevoelens roept het bij je op? Zonder daar meteen een oordeel aan te hangen.
      De groene hoed
      Creatief. Je mag vrij denken, associëren, alternatieven bedenken en zo veel ideeën bedenken als je wil.
      De witte hoed
      Feiten en cijfers. Hier gaat het om objectieve informatie; wat zijn de feiten en cijfers?
      De zwarte hoed
      Negatief en pessimistisch. Je bent de kritische noot, bedenkt wat er mis kan gaan en wat de risico’s zijn. Je wijst anderen op de risico’s en speelt advocaat van de duivel.
      De gele hoed
      Positief en optimistisch. Je zoekt naar de voordelen en bekijkt het van de zonnige kant. Geel is dus eigenlijk de tegenhanger van zwart.
      De blauwe hoed
      Beschouwend en controlerend. Je houdt het proces in de gaten, vat het samen, analyseert het en beslist.

      To the test

      Een vergadering met bovenstaande rolverdeling zou er als volgt uit kunnen zien: het voorstel vanuit het management is om met een nieuw registratiesysteem te gaan werken. Iedereen heeft dit voorstel voorafgaand aan de vergadering in zijn mailbox ontvangen en heeft de tijd gehad om zich voor te bereiden.

      De persoon met de blauwe hoed op is de procesbewaker. Hij begint bijvoorbeeld met de agenda, stuurt tussendoor bij door de volgende stap te nemen en vat aan het einde samen wat er besproken is. Degene met de blauwe hoed op zorgt er óók voor dat iedere hoed de kans krijgt om vanuit zijn kleur het probleem te belichten, zonder dat iets meteen wordt afgeschoten.

      Degene met de rode hoed vraagt zich af: wat is mijn eerste reactie? Hoe voel ik me hierbij? Een mogelijk antwoord zou kunnen zijn: ‘MOOI KLOTE! Ik ben boos! Ik vind er helemaal NIKS aan, aan dit idee!’ Je laat de gedachten die vervolgens bijna automatisch komen (wat een werk, we hebben al een goed werkend systeem) achterwege. Het is niet de bedoelingen om je gevoelens te onderbouwen.

      Heb je de groene hoed op, dan bedenk je alternatieven. Je komt met nieuwe ideeën. Zijn er alternatieven voor het registratiesysteem? Wat is eigenlijk het doel van het veranderen en zijn daar nog andere oplossingen voor te bedenken?

      De persoon met de witte hoed vraagt zich af welke informatie beschikbaar is over dit systeem. Zijn er cijfers beschikbaar en wat levert het concreet en verifieerbaar op? Zijn er andere bedrijven die al werken met dit systeem? Wat heeft het bij hen opgeleverd en hoe tevreden zijn zij?

      Heb je de gele hoed op? Dan geef je argumenten die pleiten voor het voorstel van het management. Je somt de voordelen op en geeft aan wat de waarde is van het veranderen van systeem.

      De zwarte hoed mag kritisch zijn: wat zijn de te verwachten problemen? Wat zijn de nadelen van het invoeren van een nieuw systeem? Focus je op de zwakke plekken van het idee, wanneer je de zwarte hoed op hebt.

      Wanneer je het op deze manier aanpakt, durf ik te wedden dat jullie vergaderingen een stuk effectiever (en interessanter!) zullen zijn.

      Succes!

      Een vraag voor Rina?

      Stel hem hieronder en Rina neemt ‘m in behandeling. En wie weet zie je het antwoord op jouw vraag (anoniem) op Workerbee terug. Help je ook meteen anderen met dezelfde vraag.

        Beantwoord mijn vraag:
        PersoonlijkAnoniem

        Hoe maak je de beste keuze voor je loopbaan?
        Wat als je niet precies weet wat je wil? Of een nieuwe baan een stap is in de goede richting voor jouw carrière en loopbaan? Dan weet Rina gelukkig raad met haar 5-stappenplan!
        Een videosollicitatie? No problem, zo doe je dat!
        Wordt er om een videosollicitatie gevraagd in een vacaturetekst? Rina geeft je tips waarom een videosollicitatie een uitgelezen kans is en tips om een goede video te maken.
        De vragen die je zélf kunt stellen tijdens of na een sollicitatiegesprek
        Een sollicitatiegesprek is eigenlijk net als daten, het is tweerichtingsverkeer. Dat betekent dat je naast vragen beantwoorden, ook vragen mag en kunt stellen. Welke? Daar helpt Rina je mee.
        Een eigen winkel beginnen? 3 gouden tips van een winkeleigenaresse
        Een winkel beginnen is meer dan 'een beetje winkeltje spelen'. Er komt een hoop bij kijken, zoals inkoop, marketing, administratie... Rina vroeg onderneemster en winkeleigenaresse Yvon van Pril Geluk het figuurlijke hemd van het lijf en dat leverde een hoop tips op voor wanneer je een winkel wil beginnen.
        De knoop doorhakken: stoppen met ondernemen en (terug) in loondienst?
        Méér dan fulltime werken, altijd op zoek naar nieuwe opdrachten, sales, klanten die verwachten dat je 24/7 klaarstaat, achter onbetaalde facturen aan... Wat als je twijfelt om te stoppen met ondernemen om (weer) in loondienst te gaan?
        Hoe start je een onderneming? Realistisch, overzichtelijk én financieel haalbaar!
        Een onderneming starten: dat vraagt nogal wat van je. Je moet de juiste drive hebben, van alles een beetje weten (in plaats van een vakidioot zijn) en kunnen prioriteren. Rina helpt je op weg!
        Hoe maak je je beoogde carrièreswitch kenbaar aan je (LinkedIn) netwerk?
        Je hebt de knoop doorgehakt, je wil iets anders! Een switch in je carrière! Maar... Hoe maak je dit op een goede manier kenbaar aan je netwerk op LinkedIn?
        Zo maak je de perfecte pitch!
        Stel, je mag op sollicitatiegesprek komen, maar je moet een pitch voorbereiden. Hoe pak je dit dan aan? Rina geeft je een paar handige handvatten voor de perfecte pitch!
        Hoe kom je erachter welke baan bij je past?
        Erachter komen welke carrière bij je past is niet zomaar iets. Dat heeft nog best wat voeten in de aarde. Maar wat nu als je het idee hebt dat je alleen maar 'wat aan het aankloten bent' en geen steek verder komt?
        Een gat in je cv, eerlijk zijn of liegen?
        Je hebt een gat in je cv. Omdat je met een burn-out thuis hebt gezeten, omdat je druk bent geweest met mantelzorg of omdat je een tussenjaar hebt genomen. Probleem? Niet als je het Rina vraagt. Het is maar net hoe je het verkoopt.
        Ik ben niet happy op het werk, hoe kom ik erachter waar dit aan ligt?
        Supervervelend als je thuiskomt van je werk en je gewoon niet happy voelt. Dat je weet dat er iets is op je werk dat je niet gelukkig maakt, maar er de vinger niet op kunnen leggen wat het is. Wil je erachter komen wát het is? Rina heeft een supertip voor je!
        Heb ik een bore-out? En hoe herken ik dat?
        Je verveelt je op je werk, de tijd kruipt en je hebt het gevoel dat je stilstaat in je ontwikkeling. Een burn-out? Nee, dat is bij jou niet aan de orde. Maar een bore-out...
        Ik heb een (nieuw) opleidingsbudget, hoe kies ik de juiste studie of training?
        Kies je voor een studie of cursus in de lijn der verwachting? Om je kennis bij te spijkeren? Of ga je voor die training in een totaal andere richting, die je wel heel erg interessant of leuk lijkt? Rina helpt je met je keuze.
        Hoe ga ik om met de angst om afgewezen te worden?
        Niemand wil afgewezen worden. Maar soms kan de angst om afgewezen te worden je tegenhouden om de dingen te doen die je graag wil, zoals solliciteren op een nieuwe baan of een interne functie waar meerdere interne kapers op de kust liggen. Hoe kun je dan het beste omgaan met die angst om afgewezen te worden?
        Ik heb een baan aangeboden gekregen, maar ben bang dat ik het niet kan. Wat nu?
        Supertof, je krijgt een baan aangeboden. Maar: je hebt misschien niet de juiste opleiding of (voldoende) werkervaring voor de uitdaging, wat maakt dat je bang bent om te 'falen'. Wat doe je dan?
        Hoe weet ik wat ik ‘waard’ ben voor mijn werkgever?
        Je wordt regelmatig benaderd door recruiters, krijgt complimentjes over je frisse blik, toevoeging aan het team en voor de organisatie. Dat is mooi meegenomen. Maar hoe bepaal je wat je "waard" bent voor je werkgever als het gaat om (salaris)onderhandelingen?
        Ik wil wat anders doen met mijn carrière, maar wat?
        Ben jij nog gelukkig in je werk? Of stap je stiekem iedere dag met het verkeerde been uit bed? Of ben je gewoon toe aan verandering? Een keer wat anders? Een switch in je carrière? Maar: weet je niet wát dan in hemelsnaam? Rina to the rescue!
        Hoe ga ik om met mijn onzekerheden als startend ondernemer?
        Alles start met zelfvertrouwen. Als het gaat om een carrièreswitch, als het gaat om een presentatie geven en ook als het gaat om ondernemen. Als je vertrouwen hebt in jezelf, gaat het ook veel meer vanzelf. Maar zelfvertrouwen krijgt dan weer net even niet iedereen vanzelf, alleen: dat kun je wel kweken! Aan de slag!
        Ik wil mijn carrière helemaal omgooien, hoe begin ik?
        Van verpleegkundige naar interieurstyliste. Je carrière volledig omgooien. Tja, waar begin je dan in hemelsnaam? Neem je ontslag en ga je je volledig focussen op je nieuwe carrière? Is dat niet een groot risico?
        Hoe ga ik efficiënter met mijn tijd om?
        Heb jij ook het idee dat je altijd tijd tekort komt? Altijd het idee dat er te weinig uren in een dag zitten voor wat jij er allemaal in gedaan moet krijgen? En probeer je het met een flink staaltje multitasken en onrealistische, te ambitieuze planningen de baas te zijn? Think again. Rina weet raad!
        Hoe ga ik ermee om als mijn omgeving niet achter mijn loopbaanplannen staat?
        Je bent er eindelijk uit voor jezelf: je weet waar je naartoe wil. Je wil een belangrijke carrièrestap gaan maken, stage gaan lopen, een eigen onderneming starten of helemaal iets anders gaan doen. Klein probleempje: je omgeving staat nou niet echt te springen om je plannen. Hoe ga je daarmee om?
        Hoe ga ik zelfverzekerd een sollicitatiegesprek in?
        Een sollicitatiegesprek is altijd spannend. Zéker als je die specifieke baan heel graag wil. Hoe bereid je je nu goed voor en hoe zorg je ervoor dat je zelfverzekerd in "de wachtkamer" zit alvorens je het gesprek in gaat? 3 belangrijke tips van Rina!
        Wanneer ben ik klaar voor de stap naar de Kamer van Koophandel?
        Is ondernemen echt iets voor mij? Hoe kom ik daarachter? Een heleboel twijfels en opgeworpen obstakels passeren de revue. Hoe bepaal je nu of en wanneer je klaar bent voor de stap naar de Kamer van Koophandel? Oftewel: wanneer ga je van baan naar baas?
        Hoe ontwikkel ik mezelf inhoudelijk ondanks een baan die al 200% van me vergt?
        Steeds vaker voelt het alsof je opgeslokt wordt door je werk, maar dat je geen ruimte, mogelijkheden, tijd of kansen ziet om jezelf te ontwikkelen. Je leert niets bij en hebt het gevoel dat je stilstaat. Dat gaat natuurlijk knagen… Dus: hoe ontwikkel je jezelf inhoudelijk ondanks een baan die al 200% van je vergt?
        Hoe ga ik om met onzekerheid over mijn kwaliteiten na afwijzingen in sollicitatiegesprekken?
        Onzekerheid is lastig en super vervelend. De moed zakt je in de schoenen als je steeds weer afgewezen wordt. Maar: komt die onzekerheid wel echt door de afwijzing? Of ligt de oorzaak ergens anders?
        Hoe weet je of je klaar bent voor een andere baan?
        Ken je dat verhaal van dat zwembad en die duikplank? Durf je wel te springen of niet? Zit er water in het zwembad, of niet? Uitvinden of je klaar bent voor een andere baan? Je hebt 3 opties.
        Hoe kom je erachter waar je goed in bent?
        De eeuwige hamvraag: waar ben ik goed in? Wat voor werk past bij mij? Rina vindt het altijd een beetje een strikvraag. Kun je je niet beter afvragen wat je leuk vindt om te doen?

        HMV Support

        HMV Support is Rina’s kindje. Eigenwijze coaching -of- ‘gestrekte been coaching’ zoals ze het zelf noemt. Resultaatgericht, actie in de taxi en ze gaat voor een tien. Liefdevol confronterend en wars van bullshit en gezeik. Meer weten of een afspraak maken? Download haar gratis eBook of check haar website.